El concepto de espacio de trabajo evolucionó drásticamente desde la implantación de los protocolos COVID. No solo creció el modelo de teletrabajo, sino que con las nuevas tecnologías, cambió drásticamente el modelo de negocio en muchos sectores.
Desde la aparición de las famosas oficinas coworking hasta oficinas híbridas o corporativas, con una configuración que responde a un modelo empresarial específico y ajustado al tipo de negocio. Claro que, todos estos tipos de oficinas modernas tienen un objetivo común: Buscar la amplitud, el confort de los trabajadores y usar todos aquellos elementos que puedan darle un aspecto moderno y cercano, como el uso de puertas correderas de cristal para oficina o paneles modulares.
¿Estás pensando en montar un negocio, pero no sabes que tipo de oficina te convendría más? ¡Permítenos explicarte cuáles existen con sus pros y contras!
¿Por qué es importante elegir el tipo de oficina adecuada?
Del mismo modo que para ti cada cliente es diferente, con unas necesidades específicas que debes cubrir con tus servicios o productos, lo mismo pasa con los modelos de negocio.
Una buena oficina debe cubrir tres aspectos:
- Ser un espacio adecuado para garantizar la productividad de los empleados.
- Estar diseñada y distribuida de tal forma que permita un buen clima laboral.
- Decorada y diseñada de tal forma que transmita una imagen de calidad de tu marca.
Igual no necesitas tener todo un piso para tus instalaciones y podrías trabajar en casa, o puede que te compense más compartir un espacio coworking o que el diseño sea mejor de concepto abierto que una cerrada.
Todo esto es muy importante, porque no solo afectará a tus empleados, sino también a como te sientas tú al trabajar en ella y, sobre todo, como los clientes percibirán la imagen de tu marca. Así que escoge una que se adapte tanto a ti como lo que quieras transmitir.
¿Qué tipos de oficinas existen?
Vamos a ver los diferentes tipos de oficinas que existen, con todas sus ventajas y desventajas, de modo que puedas hacerte una idea de sus puntos fuertes y débiles antes de tomar una decisión.
Open office
Tal y como indica su nombre, son oficinas abiertas, en las que se prescinde, en la medida de lo posible, de muros y otros elementos arquitectónicos que pudieran provocar falta de espacio o problemas de distribución.
Es de los modelos más utilizados en la actualidad, sobre todo por agencias creativas y especializadas en startups. Ahora bien, para ofrecer “privacidad”, se utilizan mamparas de cristal o puertas correderas, sobre todo en salas de reuniones, zonas de descanso o salas ejecutivas, para dividir espacios, pero sin dejar de lado esa sensación de “cercanía”.
Ventajas de las oficinas abiertas
- Son perfectas para fomentar la comunicación.
- Al prescindir de muros, ahorras muchos costes en infraestructuras.
- Permite mayor cercanía entre empleados y gerentes.
- Entra mucha luz natural del exterior, reduciendo la factura de la luz.
- Es mejor opción para distribuir a los trabajadores, al tener más espacio disponible.
Desventajas de las oficinas abiertas
- Al prescindir de muros, pueden ser más ruidosas.
- Se mezclarán conversaciones, lo que puede ser bastante incómodo al tener reuniones o llamar a clientes.
- Hay que usar panales aislantes en ciertas zonas para evitar que el ruido penetre y sea una molestia al trabajar.
- No hay mucha privacidad, lo que puede ser bastante agobiante para algunos trabajadores.
Oficinas cerradas
Las oficinas cerradas son las que se han usado toda la vida, es decir, en las que se mantienen los muros para dividir las diferentes zonas de trabajo: oficinas, almacén, cocina….
Es cierto que hoy en día no se utilizan tanto, pero si prefieres lo clásico, es la mejor opción. Y su arreglo y adaptación puede ser más barato que ponerte a tirar muros.
Ventajas de las oficinas cerradas
- No tienes que hacer mucha obra, pues no hay que tirar muros, solo pintar y como mucho cambiar el suelo.
- Cada empleado puede tener un espacio privado en el que trabajar.
- Tendrás un espacio tranquilo y sin agobios en el que poder hablar con tus clientes.
- Podéis tener una habitación para cada oficina, el área de descanso, el almacén…. Dejando oculto lo que no queréis que vean los clientes.
- Suelen ser más económicas.
- Buen aislamiento acústico. Y si fuera necesario, puedes mejorarlo con paneles antirruido.
Desventajas de las oficinas cerradas
- Suelen estar en viviendas, por lo que el espacio es limitado.
- Para hacer algunos cambios, como tirar algún muro, será necesario pedir permiso a la Comunidad de Propietarios.
- Puede que no recibas tanta iluminación natural.
- Están más pensadas para negocios que necesitan más privacidad, como despachos de abogados o de psiquiatría.
Oficinas híbridas
Son una combinación de las dos anteriores, en las que hay un espacio que es abierto, como la zona de trabajo, y otras que están aisladas y separadas, como por ejemplo la cocina, el área de descanso…. Para darle un aspecto más moderno se pueden usar puertas correderas de cristal o paneles modulares si quisieras.
Las ventajas de las oficinas híbridas
- Ofrece las ventajas de las abiertas y las cerradas.
- Son muy versátiles, adaptándose bien a varios modelos de negocio.
- No hace falta hacer mucha obra para tener una.
- Ofrecen una imagen profesional, sobre todo ante grandes clientes.
- Ayuda a relajarse a los trabajadores, pues las zonas de descanso están aisladas del resto de la oficinas.
Desventajas de las oficinas híbridas
- Es necesario que sean grandes, para que la zona abierta no parezca que están “apretados” y se facilite el paso.
- No ofrece la misma sensación de proximidad que la abierta.
- Sin un buen aislamiento acústico, puede tener el problema de que se entremezclen las conversaciones entre empleados y clientes.
Oficinas coworking
Son las que se han puesto de moda en los últimos años, ofreciendo un espacio de trabajo compartido entre pymes, autónomos y los conocidos nómadas digitales que no tienen dinero para permitirse su propia oficina.
Ventajas de las oficinas coworking
- Fomenta el trabajo online.
- Reduce gastos de mantenimiento.
- Ofrecen gran flexibilidad de horarios.
- Permite tener tu propio despacho, pagando mucho menos.
- Puedes colaborar con el resto de empresas para ciertos aspectos de tu negocio.
- Es un espacio en el que puedes atender a tus clientes.
- Algunas ofrecen el mobiliario, por lo que no tienes que pagarlo tú.
Desventajas de las oficinas coworking
- No puedes personalizar tu lugar de trabajo en base a tu imagen corporativa.
- No tienes tanto control sobre el entorno de trabajo.
- Falta de privacidad.
- Distracciones por el resto de trabajadores.
- Dependes de lo que te ofrece la infraestructura, que no siempre cubre todas las necesidades de tu negocio.
Oficinas de paisaje
Este tipo de oficinas se han puesto muy de moda en los últimos años, siendo un tipo de oficina en la que se utiliza mucho la vegetación, junto con mobiliario para crear barreras visuales, y así tener una oficina de concepto abierto, pero en el que la vegetación y muebles fabricados con materiales respetuosos con el medio ambiente son los protagonistas.
Ventajas de las oficinas paisaje
- Son de concepto abierto, pero sin usar barreras arquitectónicas de cristal (aunque se pueden implementar).
- El contacto con vegetación ayuda a crear un lugar más agradable en el que trabajar.
- Mejora la imagen corporativa de tu negocio ante tus clientes.
- Mucha luz natural con la que trabajar durante el día, reduciendo el gasto de la luz.
- Los materiales utilizados en los muebles son más baratos que los que usualmente se usan en oficinas (y más resistentes).
Desventajas de las oficinas de paisaje
- Al usar plantas naturales, requieren bastantes cuidados.
- Si descuidas las plantas, puede que se te llene toda la zona de trabajo de hojas caídas o plantas muertas.
Oficina en casa
Un modelo de oficina que ha crecido mucho con el auge del teletrabajo, que consiste en crear un pequeño espacio de trabajo en tu vivienda particular en la que trabajar.
Ventajas de la oficina en casa
- Abaratas mucho en costes, ya que no tienes que preocuparte por el alquiler de un local.
- Rindes más, pues no te tienes que desplazar desde tu casa a una oficina de trabajo.
- No hace falta mucho para tener una oficina en casa (solo una mesa y elegir el lugar indicado para trabajar). Salvo que quieras recibir visitas, en cuyo caso necesitas un despacho en casa.
- Puedes desgravarte ciertos gastos en el IVA, como el gasto de luz y agua.
- Estableces tu horario, lo que te permite disfrutar más del día.
Desventaja de las oficinas en casa
- Tener a gente entrando y saliendo si vas a recibir a clientes.
- Preocuparte por mantener la vivienda limpia (por norma general la oficina suele ser la que más cerca está de la puerta).
- Inversión inicial en mobiliario y material de oficina.
- Distracciones que pueden haber en tu casa, como los niños o los animales.
Oficina virtual
Un modelo que se basa en personas que teletrabajan al 100%, pero que se necesita una dirección física para recibir correo, gestionar llamadas o realizar reuniones en una sala alquilada o a través de una plata forma digital.
Ventajas de las oficinas virtuales
- Coste mínimo.
- Cada empleado invierte en su propio equipo.
- Ofrece una presencia profesional.
- Permite ofrecer tus servicios a nivel nacional, sin tener que desplazarte.
Desventajas de las oficinas virtuales
- No puedes controlar lo que hacen tus empleados.
- Algunas empresas tradicionales no les gusta mucho el tema online y digital a la hora de hacer reuniones.
¿Cuál es el tipo de oficina perfecta?
No existe una respuesta universal a esta pregunta, pues al final, todo depende del tipo de negocio que tengas, como quieres gestionarlo y como invertir.
Por ejemplo, si vas a trabajar solo tú, pues te podría bastar con trabajar en casa o irte a un espacio coworking en tu ciudad. Y según vaya creciendo tu negocio, pues ya puedes pensar en tener una oficina.
¿Qué es un negocio grande con muchos empleados? Entonces, asegúrate de diseñar una oficina moderna de espacio abierto con zonas bien divididas para que tus trabajadores tengan todo lo necesario, diferenciando muy bien las zonas de trabajo de las que son para descansar.
¿Nuestro consejo? Piensa en tu modelo de negocio, como sueles hablar con los clientes o el tipo de producto/servicio que ofreces. Y en base a eso, junto con todo lo que hemos analizado en el punto anterior, podrás tomar la decisión final.
