El estilo de oficina open concepto, oficina abierta, se consolidó como la solución ideal para fomentar la colaboración, la transparencia y el dinamismo entre los equipos. Espacios cuya principal caracterización es eliminar las paredes y fomentar una interacción fluida entre los empleados.
Ahora bien, es cierto que se mejora la comunicación, pero se pierde concentración y privacidad. Además, el ruido constante y la falta de áreas de trabajo delimitadas se convierten en obstáculos para la productividad. Entonces, ¿cuál es la clave para que una oficina abierta funcione?
La clave para que una oficina abierta funcione reside en la estrategia de zonificación y la correcta implementación de divisiones de las zonas más importantes, como son las salas de reuniones, las de descanso o despachos de altos cargos. Descubre con nosotros que elementos puedes incluir, como los paneles decorativos inzonorizantes, que son una herramienta esencial para gestionar el ruido y asegurar áreas de concentración o reunión privada dentro del dinamismo open concept.
¿Qué es una oficina abierta?
Una open concepto office, traduciendo a español como oficina abierta, es un concepto de diseño que surgió en Alemania a finales de la década de 1950.
El diseño se caracteriza por eliminar o minimizar las paredes interiores y los despachos privados, colocando a la mayoría de los empleados en un área de trabajo compartida y diáfana, sin separaciones ni divisiones. El objetivo es consolidar las relaciones entre compañeros y mejorar la comunicación.
¿Cuáles son las características de una oficina abierta?
Este tipo de espacios se caracterizan por:
Eliminar las barreras físicas
Es la característica más notable, buscando dar máxima visibilidad y conexión visual entre los miembros del equipo y los departamentos, creando así un ambiente en el que todos estén accesibles.
Fomentar la colaboración
Al no haber barreras que separe a los empleados, no hay que moverse ni trasladarse tanto para hablar con un compañero cuando se necesite información o tratar un tema laboral. Gracias a esto, se facilita la comunicación espontánea e informal.
Además, como los trabajadores están sentados juntos, se busca que la interacción sea fluida, la toma de decisiones sea más rápida y el intercambio de ideas entre compañeros de produzca de forma natural.
Adaptabilidad al crecimiento del negocio
Al ser open concepto, es más fácil adaptar la distribución y el diseño a los cambios estructurales de la empresa, pues es mucho más sencillo mover y reconfigurar las mesas o los equipos para hacer espacio a los nuevos empleados que tener que tirar o redistribuir tabiques.
Optimizar costes y espacio
Este modelo permite alojar a un mayor número de personas en un espacio más reducido que si se utilizasen despachos individuales. Esto se traduce en un ahorro significativo tanto en el coste del alquiler del espacio como en los gastos de construcción e iluminación.
Cultura de transparencia
Una de las principales características de las open concept office es que fomentan una cultura de transparencia, pues la jerarquía visual se minimiza, lo que ayuda a crear un sentido de comunidad entre los empleados.
Las desventajas del diseño de oficinas abiertas
Si bien tiene sus puntos fuertes, también tiene varias contras que hay que tener en cuenta si estás pensando en tener una oficina de este estilo:
Distracciones y pérdidas de concentración
Este diseño fomenta una comunicación y relación más cercana entre los empleados, es cierto, pero también puede acabar provocando que haya más distracciones.
Además, hay que tener en cuenta que al no haber barreras ni separaciones, se oirán muchos ruidos, como las conversaciones telefónicas, el tecleo, charlas espontáneas… Lo que generará una sobrecarga sensorial en tus empleados.
Falta de privacidad
La eliminación de paredes implica que los empleados no cuentan con espacios en los que puedan sentirse a gusto, pues no gozan de privacidad. Algunos pueden sentirse incómodos al tratar ciertos temas o por estar continuamente bajo la vista de otros.
Aumento del estrés y la fatiga
Estar sometido a una estimulación sensorial constante, es decir, visual y auditiva, en un espacio abierto obliga al cerebro a trabajar más para filtrar la información irrelevante. Esto lleva a los empleados a una situación de fatiga cognitiva y aumento de los niveles de estrés a largo plazo, afectando a su moral y salud mental.
Dificultad para el trabajo individual
Es importante que el equipo trabaje coordinado y unido, pero en el momento que cada uno deba realizar su trabajo individual, es posible que no puedan concentrarse ni sentirse motivados al estar continuamente bajo la vista de otros.
Problemas para personalizar el entorno
Uno de los grandes problemas de las oficinas de concepto abierto es que no pueden personalizar su entorno, es decir, todos tienen que usar la misma iluminación temperatura, la estética de su puesto de trabajo… Esto también puede afectar a la moral de los empleados.
¿Cómo puedes mejorar la experiencia para que tus empleados rindan más y mejor?
Cómo ya hemos dicho, este tipo de oficinas tienen sus pros y sus contras, pero existen algunos tips que podéis incorporar para que todos se sientan cómodos por igual, y puedan trabajar a gusto.
Pequeñas zonas separadas con un pequeño grupo de empleados
Aquellos que vayan a trabajar en el mismo proyecto o prestes unos servicios similares, pueden estar repartidos en pequeños espacios, separados con paneles modulares. De este modo, podrán centrarse en el trabajo, y comunicarse entre ellos cuando tengan que hacer cambios, ver el estado del proyecto, comunicar alguna incidencia…
Dividir las zonas de relax para que desconecten del trabajo
Si en la oficina va a haber cocina o sala de empleados, intenta que está esté bien separada y definida dentro de la oficina. Por ejemplo, puede contar con mamparas de cristal, para que no deje entrar el ruido de los que siguen trabajando, o escapar las conversaciones privadas de los empleados.
Por supuesto, también debe estar equipada con todo lo que necesiten para relajarse y disfrutar del almuerzo y las conversaciones con sus compañeros.
Separación de las salas de trabajo más importantes
Es cierto que una oficina abierta hace que los empleados estén más cómodos porque no parece que haya una jerarquía. Pero los altos cargos en ocasiones deben reunirse con clientes, o lo pueden necesitar tus empleados.
Así que diseña una sala de reuniones, completamente aislada, pero con mamparas, para que el trabajo del exterior no moleste mientras estáis tratando temas importantes.
El estilo decorativo sí que importa
La decoración claro que es importante. Aunque no lo creas, afecta a cómo pueden sentirse tus empleados. Si es una decoración básica, en la que priman colores deprimentes y no es visualmente agradable, no podrán sentirse motivados para trabajar.
Lo mejor es tener una oficina abierta moderna, con colores neutros, muebles minimalistas pero que ofrezcan todo lo necesario para que puedan realizar su trabajo, con un área de descanso separada y, sobre todo, con una distribución que permita la comunicación, pero sin que se molesten entre ellos.
