Piensa por un momento en las antiguas cabinas telefónicas que había en las calles. Entrabas, cerrabas la puerta y podías mantener una conversación sin que el ruido exterior te molestase demasiado ni las personas que pasaban a tu lado escuchasen cada palabra. Pues bien, las nuevas phone booths recuperan parte de esa idea, pero la adaptan a las necesidades de las oficinas actuales.
La expansión de los espacios abiertos ha facilitado la comunicación entre compañeros, pero también ha creado un problema evidente: cuando varias personas comparten una misma estancia, resulta difícil encontrar un lugar tranquilo para atender una llamada, participar en una videoconferencia o concentrarse en una tarea importante.
No siempre es posible ocupar la sala de reuniones. Puede estar reservada, ser demasiado grande para una única persona o encontrarse lejos del puesto de trabajo. Por ello, cada vez más empresas incorporan pequeñas cabinas, módulos privados y zonas protegidas dentro de la propia oficina.
Estas estructuras pueden combinarse con mobiliario, mamparas y paneles acústicos decorativos para reducir la propagación del ruido y crear espacios de concentración sin tener que levantar nuevos muros de ladrillo. Además, ocupan pocos metros cuadrados y pueden integrarse en oficinas de diferentes tamaños.
Pero ¿qué es exactamente una phone booth de oficina? ¿Todas son cabinas completamente cerradas? ¿Y qué ventajas pueden aportar más allá de tener un lugar donde hablar por teléfono?
¿Qué es una phone booth?
Una phone booth es una cabina o módulo compacto creado para ofrecer privacidad visual y acústica dentro de una oficina compartida. Su nombre procede del inglés y significa literalmente “cabina telefónica”, aunque las versiones actuales sirven para muchas más cosas que atender llamadas.
Generalmente, se trata de una estructura cerrada diseñada para una sola persona. Suele incorporar una puerta, materiales absorbentes, ventilación, iluminación y una pequeña superficie sobre la que apoyar el ordenador o tomar notas. Algunos modelos también cuentan con enchufes, puertos de carga, conexión de red o mobiliario integrado.
No obstante, el término se utiliza de una forma bastante amplia. Cuando alguien habla de una phone booth para oficina, puede referirse tanto a una pequeña cabina individual como a un módulo para dos o cuatro personas, un asiento semiabierto con protección lateral o una estancia modular instalada dentro de una oficina abierta.
Por eso, antes de elegir una solución conviene saber qué necesidad se quiere resolver. No es lo mismo buscar un espacio para llamadas de cinco minutos que una sala en la que dos personas puedan permanecer reunidas durante una hora.
¿Qué es una cabina acústica?
Una cabina acústica es un espacio diseñado para controlar el ruido y mejorar la privacidad de quienes se encuentran en su interior o alrededor de ella.
Los materiales absorbentes colocados dentro de la cabina ayudan a reducir la reverberación. Esto evita que la voz rebote constantemente contra las paredes y permite que el sonido llegue de forma más clara al micrófono durante una llamada o videoconferencia.
Por otro lado, el cerramiento de la cabina puede limitar la transmisión del sonido hacia el exterior. La eficacia dependerá de su composición, el grosor de los materiales, la puerta, las juntas, los encuentros y las posibles aberturas necesarias para la ventilación.
Por esta razón, no todas las cabinas acústicas son completamente insonorizadas. Pueden reducir notablemente el ruido, pero alcanzar un aislamiento absoluto es mucho más complicado. Antes de comprar una, conviene consultar qué prestaciones acústicas ofrece realmente el modelo y bajo qué condiciones se han medido.
¿Para qué sirve una phone booth?
Aunque el teléfono le dé nombre, sus posibles usos son bastante variados. El objetivo principal es proporcionar un espacio accesible al que el trabajador pueda acudir cuando necesita apartarse temporalmente del ruido y de las miradas.
Atender llamadas con mayor privacidad
En una oficina abierta, una conversación telefónica puede ser escuchada por decenas de personas. Esto resulta incómodo para el trabajador, molesto para sus compañeros y arriesgado cuando se habla de presupuestos, clientes o asuntos internos.
La phone booth permite realizar la llamada en un espacio más protegido, sin tener que salir al pasillo, buscar una escalera vacía o hablar en voz baja desde el escritorio.
También evita que una única conversación se extienda por toda la oficina y distraiga a quienes están intentando concentrarse.
Participar en videollamadas
Las reuniones virtuales se han convertido en una parte habitual de la jornada laboral. Sin embargo, mantener una videollamada desde una mesa compartida no siempre ofrece una imagen profesional.
Las voces de otros trabajadores, el movimiento de personas por detrás o el ruido de teléfonos pueden interferir en la conversación. Dentro de una cabina bien acondicionada, el usuario dispone de un fondo más controlado y un sonido más claro.
Además, la privacidad visual permite participar en entrevistas, reuniones comerciales o conversaciones internas sin exponer la pantalla ni el contenido de la llamada al resto de la oficina.
Realizar tareas que requieren concentración
Una phone booth también puede utilizarse para redactar un informe, revisar documentación o preparar una presentación sin interrupciones.
No debería convertirse en un puesto permanente si sus dimensiones, ventilación o mobiliario no están pensados para ello. Sin embargo, puede funcionar como un refugio temporal para tareas que exigen un nivel de atención superior.
Esta posibilidad es especialmente útil en oficinas donde no existen despachos individuales ni una biblioteca o zona silenciosa.
Mantener conversaciones delicadas
No todas las conversaciones privadas se realizan por teléfono. En ocasiones, un responsable necesita hablar con un empleado sobre un asunto personal, resolver una incidencia o comentar brevemente información que no debería escucharse desde otros puestos.
Cuando el booth tiene capacidad para dos personas, puede utilizarse para este tipo de reuniones rápidas sin bloquear una sala de juntas de grandes dimensiones.
Eso sí, cuando se vayan a tratar datos especialmente sensibles, habrá que comprobar que la cabina proporciona el grado de privacidad acústica necesario.
Reducir el ruido general de la oficina
Una phone booth no solo beneficia a la persona que entra en ella. También protege a quienes permanecen fuera.
Al trasladar las llamadas y videoconferencias a espacios cerrados, se reduce la cantidad de conversaciones simultáneas en la zona abierta. Como consecuencia, baja el nivel de distracción y mejora el confort acústico de los puestos cercanos.
No sustituirá a un diseño acústico completo, pero puede formar parte de una estrategia que combine una correcta distribución, materiales absorbentes y zonas destinadas a diferentes actividades.
¿Qué tipos de phone booth existen?
No todas las empresas necesitan el mismo tipo de cabina. La elección dependerá del número de usuarios, la duración de las reuniones, el espacio disponible y el nivel de privacidad esperado.
Phone booth individual cerrada
Es la versión más parecida a una cabina telefónica. Está diseñada para una sola persona y suele incorporar una puerta de vidrio, iluminación, ventilación y una pequeña mesa o soporte.
Su tamaño compacto permite colocarla cerca de los puestos de trabajo para atender llamadas o realizar videollamadas breves. Al estar completamente cerrada, suele ofrecer más privacidad que los modelos abiertos o semiabiertos.
Antes de instalarla, hay que comprobar que la ventilación sea suficiente y que el acceso resulte cómodo. Una cabina demasiado estrecha o calurosa acabará utilizándose menos de lo previsto.
Cabina para reuniones pequeñas
Estas estructuras, también conocidas como meeting pods, ofrecen espacio para dos, cuatro o más personas. Pueden incluir una mesa, asientos enfrentados, pantalla y conexiones eléctricas.
Funcionan como una pequeña sala de reuniones colocada dentro de la propia oficina, por lo que resultan útiles cuando las salas tradicionales están siempre ocupadas.
Al ser más grandes, necesitan una ubicación bien estudiada. No deberían bloquear los recorridos, reducir la entrada de luz natural ni crear rincones estrechos a su alrededor.
Módulos room in room
El concepto room in room consiste en crear una habitación dentro de otra estancia mayor. Se trata de módulos cerrados que pueden funcionar como despacho, sala de videollamadas, espacio de concentración o zona para pequeñas reuniones.
Ofrecen más posibilidades de uso que una cabina individual, pero también requieren una mayor inversión y superficie disponible.
Su principal ventaja es que permiten incorporar un espacio cerrado sin ejecutar necesariamente una compartimentación tradicional de toda la oficina. Según el modelo, pueden desmontarse o trasladarse si cambia la distribución.
Booths semiabiertos o soft seating
Los soft seating booths combinan asientos tapizados con respaldos altos, laterales envolventes o pequeñas cubiertas superiores.
No son cabinas completamente cerradas, pero generan una sensación de refugio y reducen las distracciones visuales. También pueden absorber parte del sonido gracias a los materiales textiles.
Son apropiados para conversaciones informales, trabajo individual o reuniones breves que no requieren una confidencialidad elevada. En cambio, no deberían utilizarse para asuntos delicados si las voces pueden escucharse desde fuera.
Espacios creados con paneles acústicos
Otra opción consiste en delimitar una zona mediante paneles acústicos, biombos o elementos modulares.
Estos sistemas no forman una cabina cerrada, pero pueden crear rincones de concentración, reducir las líneas de visión y controlar parte de la reverberación. Además, permiten adaptar la forma, el color y el acabado al diseño de la oficina.
Son una alternativa interesante cuando se quiere ganar cierta privacidad sin instalar un volumen completamente cerrado. Sin embargo, su aislamiento será menor, por lo que deben reservarse para actividades que no exijan confidencialidad total.
Booths de sobremesa
Los modelos de sobremesa son pequeños elementos acústicos que rodean parcialmente la cabeza y la pantalla del usuario.
Pueden colocarse sobre una mesa o fijarse a una pared para crear una zona protegida en la que realizar una llamada breve. Ocupan poco espacio y resultan fáciles de integrar, pero ofrecen una privacidad limitada.
Reducen las distracciones visuales y parte del ruido próximo, aunque no impiden que la conversación se propague por el resto de la estancia.
Las ventajas de una cabina acústica en la oficina
La utilidad de una phone booth va más allá de seguir una tendencia de diseño. Cuando se elige e instala correctamente, puede solucionar varios problemas habituales en los espacios abiertos.
Mejora la privacidad
Una de las principales ventajas de una cabina acústica es que permite mantener conversaciones con mayor discreción.
El trabajador no tiene que preocuparse constantemente por quién está escuchando ni abandonar la oficina para atender una llamada personal o profesional. Esta protección también resulta importante para los clientes, candidatos y empleados cuyos datos puedan comentarse durante la conversación.
Reduce las distracciones
Las llamadas telefónicas captan nuestra atención incluso cuando no participamos en ellas. Escuchar una conversación cercana puede hacer que perdamos el hilo de la tarea que estamos realizando.
Al trasladar parte de estas comunicaciones a una phone booth, se reduce el número de voces que circulan por el espacio abierto y se crea un entorno más favorable para la concentración.
Libera las salas de reuniones
Reservar una sala para que una única persona realice una llamada de diez minutos no es la forma más eficiente de gestionar el espacio.
Las cabinas individuales absorben este tipo de usos y dejan libres las salas grandes para reuniones que realmente necesitan una mesa amplia, varias sillas o equipos de presentación.
Aprovecha mejor los metros cuadrados
Una phone booth ocupa menos espacio que un despacho convencional y puede colocarse en zonas que no permitirían crear una sala completa.
Esto no significa que pueda instalarse en cualquier rincón. Es necesario respetar los recorridos, las salidas, la ventilación y la comodidad de uso. Aun así, puede ser una solución práctica para oficinas pequeñas o plantas con pocos espacios cerrados.
Facilita el trabajo híbrido
Las empresas que combinan el trabajo presencial y remoto necesitan más lugares preparados para videollamadas.
Cuando varios empleados se conectan al mismo tiempo desde una zona abierta, el ruido puede convertirse rápidamente en un problema. Contar con cabinas individuales y pequeñas salas permite organizar mejor estas comunicaciones.
Aporta flexibilidad
Muchos modelos son modulares y pueden instalarse sin construir un despacho tradicional. Algunos incluso pueden desmontarse o trasladarse cuando cambia la distribución de la oficina.
Esta flexibilidad resulta útil para empresas en crecimiento, espacios alquilados o centros de trabajo que modifican con frecuencia la organización de sus equipos.
Mejora la calidad del sonido
El tratamiento interior reduce el eco y ayuda a que la voz llegue más clara durante una videollamada.
Esto mejora la experiencia de la persona que se encuentra dentro de la cabina, pero también la de quienes participan desde la distancia. Una conversación sin reverberaciones ni ruido de fondo transmite una imagen más profesional.
Tips para integrar una phone booth en la oficina de manera eficiente
Instalar una cabina sin estudiar previamente el espacio puede provocar que termine infrautilizada o que genere nuevos problemas. No basta con encontrar un hueco libre: hay que pensar quién la utilizará, durante cuánto tiempo y para qué tipo de actividad.
Colócala cerca de los puestos de trabajo
Una phone booth debe ser fácil de utilizar. Si se encuentra al otro lado de la planta o en una zona poco accesible, los empleados acabarán atendiendo las llamadas desde sus mesas.
Lo ideal es situarla cerca de los departamentos que realizan más videollamadas, pero sin bloquear zonas de paso ni interferir en los puestos cercanos.
También conviene evitar colocarla junto a una cafetería, una impresora muy utilizada o cualquier otra fuente de ruido que pueda superar su capacidad de aislamiento.
Calcula cuántas cabinas necesitas
Una única cabina puede resultar insuficiente para una oficina con decenas de trabajadores.
Antes de elegir el número, conviene analizar cuántas llamadas y reuniones virtuales se realizan durante las horas de mayor actividad. También puede ser útil combinar cabinas individuales con algún módulo para reuniones de dos o cuatro personas.
Si siempre hay una cola esperando para entrar, la instalación no estará resolviendo el problema.
Comprueba la ventilación y la iluminación
Dentro de una cabina cerrada, la temperatura puede subir rápidamente. Por eso, la ventilación es uno de los aspectos más importantes.
El sistema debería renovar el aire sin generar un ruido molesto para el usuario o para el micrófono. La iluminación también debe ser suficiente para trabajar y ofrecer una imagen natural durante las videollamadas.
Una luz mal colocada puede generar sombras en el rostro o reflejos sobre la pantalla.
Revisa las conexiones disponibles
En una llamada breve puede bastar con utilizar el teléfono, pero una videoconferencia larga consumirá batería y posiblemente requiera conexión a internet.
La cabina debería contar con enchufes accesibles, puertos de carga y, cuando sea necesario, conexión de red. Los cables no deben atravesar el suelo ni crear obstáculos en la entrada.
Elige el nivel de privacidad adecuado
No todas las soluciones ofrecen las mismas prestaciones.
Un asiento con respaldo alto puede ser suficiente para revisar un documento sin distracciones. En cambio, una conversación sobre datos personales o condiciones económicas requerirá una cabina cerrada con mejores características acústicas.
Antes de elegir, conviene preguntar por el aislamiento, el acondicionamiento interior y las condiciones en las que se han probado sus prestaciones.
Intégrala en el diseño general
Aunque sea un elemento funcional, una phone booth ocupa un volumen visible dentro de la oficina.
Los colores, acabados, vidrios y revestimientos deberían guardar relación con el resto del espacio. También puede utilizarse para introducir un color corporativo o crear un punto visual diferente, siempre que no parezca un elemento colocado a última hora.
Los paneles acústicos, las mamparas y el mobiliario cercano pueden ayudar a que la cabina se integre de forma más natural.
Combínala con otras medidas acústicas
Una cabina no resolverá por sí sola todos los problemas de ruido.
Si la oficina tiene una reverberación elevada o una mala distribución, será necesario actuar también sobre techos, paredes, suelos y zonas de colaboración. Los paneles absorbentes, las divisiones y una correcta separación de actividades permitirán obtener un resultado más completo.
La phone booth debe entenderse como una pieza dentro de la planificación general del espacio: un lugar accesible para llamadas, videollamadas y momentos de concentración que ayuda a recuperar la privacidad sin renunciar al carácter abierto y flexible de la oficina.
