Tras el COVID y la cuarentena, se impulsó un nuevo modelo de oficina con el que ya no es necesario acudir a un centro de trabajo: la oficina virtual.
Un modelo de negocio que permite a autónomos y trabajadores por cuenta ajena que viven en otra ciudad seguir prestando sus servicios, sin la necesidad de tener que acudir a un centro de trabajo, ya que pueden trabajar desde su casa o en oficinas coworking, brindando una libertad total.
Sin embargo, ¿este modelo de oficina tiene tantas ventajas como dicen? Porque puede que te permita contactar desde la distancia con empleados y clientes, pero ello no quiere decir que debas descuidar la imagen de u tu marca, teniendo que seguir dando una imagen profesional con una decoración acorde del lugar de trabajo con paneles de madera decorativos, estanterías ordenadas….
¿Qué es una oficina virtual?
Se trata de un servicio que combina una infraestructura física y servicios administrativos, pero de manera más flexible.
Básicamente se trata desvincular la actividad profesional de una ubicación física obligatoria, permitiéndote operar en cualquier punto geográfico y dándote más oportunidades de encontrar talento fuera de tu municipio.
A diferencia de los modelos de oficina convencional, en el que debes pagar por tener unas instalaciones, en una oficina virtual pagas por una representación, haciendo todos los contactos y trabajos usando servicios en la nube.
¿Cuáles son las ventajas de tener una oficina virtual?
Es un modelo de negocio que cada vez crece más, y todo es por que tiene bastantes ventajas con respecto a los modelos de oficina convencionales:
Ahorro económico
Sin lugar a duda, una oficina virtual es mucho más barato que tener un local físico, ahorrándote el alquiler así como el gasto en suministros, el mobiliario, la contratación de personal…
Claro que esto no quiere decir que no puedas tener un lugar “físico” para la sede de tu empresa, pero el gasto no será tan grande que si debes comprarlo todo para ofrecer un espacio de trabajo para tu plantilla.
Mejora la imagen de tu marca
Cómo ya sabrás, la primera impresión es lo que cuenta en los negocios, y una oficina virtual te permite mejorar la imagen corporativa casi al instante pues:
- Puedes tener una sede física en una ubicación privilegiada de la ciudad, invirtiendo en el alquiler lo que te ahorras en mobiliario y personal humano.
- Es más privado y personal, manteniendo tu vida privada protegida.
- Evitas el uso de máquinas y conversaciones grabadas para contactar con tus clientes, lo que ofrece un trato cercano, pese a la digitalización.
Un modelo de oficina más flexible
Cómo ya hemos mencionado, no es necesario tener una oficina (aunque puedes alquilarla más adelante), y solo pagarás por el servidor o el “espacio digital” que vayas a utilizar.
Además, puedes abrir sedes virtuales en diferentes ciudades, testeando el mercado antes de decidir si vale la pena tener una oficina física.
Posibilidad de modelo de trabajo híbrido
¿Vas a combinar el modelo tradicional con el digital? En ese caso, puedes ofrecer a tus trabajadores la posibilidad de trabajar en un espacio híbrido.
Los que vivan cerca de dónde se encuentre la oficina física, podrán ir allí cuando haya que hacer una reunión o si quieren trabajar en un “lugar física” porque en casa les resulta imposible. Y los que vivan en otra provincia o Comunidad podrán sumarse las reuniones desde la distancia fácilmente.
Mayor acceso al talento
Al no estar limitado a tu zona geográfica, puedes buscar y captar talento a nivel internacional, sin barreras. Lo que te permitirá tener mejores trabajadores para impulsar tu negocio.
Las desventajas de las oficinas virtuales
Es cierto que este modelo de negocio tiene muchas ventajas, pero también tiene sus puntos negativos que deberías valorar antes de empezar a apostar por este modelo de negocio:
Dificultad para controlar el absentismo laboral
Uno de los mayores problemas de este modelo de oficina es que no puedes asegurar que los empleados en remoto estén cumpliendo con sus obligaciones.
Aunque impongas la obligación de fichas o un control de tareas, no puedes realmente ver si están cumpliendo, si están en su puesto de trabajo o cumplen con el horario establecido.
Complicaciones a la hora de sincronizarse
Es cierto que con el avance de la tecnología ahora podemos contactarnos fácilmente. Sin embargo, cuando hay que realizar ciertos proyectos en equipo puede haber dificultad a la hora de comunicarse por la distancia.
Porque puede que ese trabajador no esté disponible, le surja algo…. O, directamente, no conteste porque tenga mala conexión en la zona en la que vive.
Falta de un espacio permanente
A algunas marcas o clientes no les gusta nada eso de que un negocio no tenga un “lugar fijo” al que acudir cuando quieren contratar un servicio o tener una reunión.
Prefieren unas instalaciones a las que acudir, para ver como operan, como trabajan, que tal es el trato…. Conocer más de cerca la empresa para ver si vale la pena trabajar con ellos.
La importancia de la decoración para mantener la imagen de tu marca
Aunque vayas a optar por el modelo de oficina “virtual” no debes dejar de lado la decoración de tu lugar de trabajo. Da igual si vas a optar por una oficina coworking o trabajarás desde casa.
Piensa que cuando te conectes, tus empleados y clientes verán lo que hay a tu alrededor a través de la cámara. Y no, no vale hacer lo de “poner un falso” fondo como hacen muchos con una herramienta, porque eso no causa buena impresión.
Lo que tienes que hacer es unos pequeños cambios y ajustes para mantener esa “profesionalidad”:
- Coloca paneles de madera en la pared a la que dé la cámara, un material noble, que queda muy bien, y ocupa todo el espacio a tu espalda, sin necesidad de más elementos decorativos.
- Una librería con libros que hayas leído. Eso sí, bien ordenada y con los libros colocados adecuadamente.
- Una estantería con algunos elementos decorativos y algunas plantas que acompañen. Puedes incluir alguna pequeña figurita decorativa con el logo de la empresa.
Sobre todo es importante que la espada detrás de tu silla de a una pared, para evitar que puedan pasar gente por “accidente”, causando una mala impresión a tus clientes.
