El confinamiento dejó claro que el concepto de oficina tradicional ha quedado obsoleto. Las nuevas tecnologías permiten un nuevo sistema laboral, en el que no hace falta que todos los trabajadores vayan a la oficina y puedan trabajar desde sus casas o cualquier otro espacio.
Entre los nuevos modelos que nacieron, se encuentra la oficina híbrida, que combina a la perfección el teletrabajo con el valor insustituible de la colaboración presencial. Un modelo de negocio que implica un modelo de gestión de horarios diferente, y una completa transformación de la arquitectura de la plantilla.
Claro que, para que este formato funcione, no basta con ofrecer a los trabajadores la opción de teletrabajar desde sus casas. Sigue siendo necesaria una oficina física en la que recibir a clientes, acudan a trabajar aquellos que lo deseen… Y sigue siendo necesario tener algunas zonas privadas, como la sala de reuniones, el despacho de los altos cargos…. Todos ellos con un diseño moderno con puertas correderas de cristal para oficinas que dejen pasar la luz, mobiliario de madera de calidad y colores sobrios para dar una imagen profesional.
¿Te gustaría implementar este modelo de negocio? En ese caso, ¡permítenos que te expliquemos como debes hacerlo correctamente!
¿Qué es una oficina híbrida?
Se trata de un modelo de trabajo en el que los empleados pueden alternar entre el trabajo remoto y la asistencia física a la oficina.
Mientras que en una oficina tradicional cada empleado tiene un escritorio o zona de trabajo asignado, en el modelo híbrido, la oficina se convierte en un centro de colaboración para que realicen tareas específicas en las que es necesario su presencia física, cuando hay alguna reunión o tienen que utilizar alguna herramienta que solo está disponible en las instalaciones.
¿Cuáles son las características de las oficinas híbridas?
Para realizar la transformación, es necesario que la oficina cumpla con una serie de características:
División de la oficina
En realidad, esto es similar a una oficina tradicional, hay que dividir las zonas según la tarea que se vaya a realizar, es decir, la zona de trabajo, la sala de reuniones, la zona de descanso para aquellos que acudan a trabajar a la oficina.
Aunque haya algunos trabajadores que no vayan a la oficina y lo hagan todo online, porque viven en otro municipio, será necesario que haya el espacio suficiente para los que sí que acudan en físico a reuniones o a realizar ciertas labores.
Flexibilidad arquitectónica
Dado que en ocasiones llegará gente para hacer reuniones, así como clientes, pues sería buena idea diseñar tu oficina híbrida pensando en formas de ampliarla para que haya más espacio.
Como por ejemplo con tabiques móviles cuando tengan que venir varios trabajadores, como por ejemplo para una fiesta de empresa o una reunión importante, puertas correderas de cristal para que no haya tantas delimitaciones con las paredes….
Tecnología de sincronización
Esto es muy importante; En una oficina híbrida es necesario estar a la última en tecnología, ya que haréis muchas reuniones por videoconferencia, así que debe ser de buena calidad, con una conexión de calidad y equipos que permitan reuniones fluidas para evitar cortes durante las reuniones.
Escritorios compartidos
Ya no es necesario que todos los empleados estén en la oficina para trabajar, pero algunos pueden preferir acudir a trabajar en a la oficina porque se sienten más cómodos. En ese caso, apuesta por escritorios compartidos.
Otra opción es, para los empleados que acudan de vez en cuando a trabajar, dejar espacios de trabajo libres que puedan reservar a través de una app o correo para cuando tengan que hacer algo en la oficina.
Mejora de los espacios de descanso
No habrá que invertir en tanto material y equipo para el trabajo, por lo que puedes invertir más en las zonas de relajación o en diseñar unas instalaciones modernas que refuercen la imagen de la empresa.
¿Qué ventajas tienen las oficinas híbridas?
Lo cierto es que las ventajas de optar por una oficina híbrida es doble, porque beneficia tanto a la empresa como a los trabajadores. ¡Vamos a verlas!
Ventajas de las oficinas híbridas para las empresas
- Como no todos los trabajadores acudirán físicamente, no es necesario una oficina tan grande o pueden centrarse en crear un diseño premium para mejorar la imagen de la empresa ante los clientes.
- Puede atraer el talento que se encuentra en otras ciudades, reduciendo la rotación de personal.
- La oficina no es solo un lugar de trabajo, sino que actúa como punto de encuentro social y creativo, haciendo que el tiempo que se pasa en ella sea de mayor calidad.
- Al no haber tantos desplazamientos, se reduce la huella de carbono que genera la empresa, mejorando su imagen como una empresa verde que apuesta por el cuidado del medio ambiente.
- Es un ahorro en equipo para la oficina, ya que muchos empleados prefieren usar sus propios ordenadores para trabajar.
Ventajas de la oficina híbrida para el trabajador
- Puede gestionar mejor su vida personal y la conciliación familiar, porque no pierde el tiempo con desplazamientos al lugar del trabajo.
- Mejora su productividad, pues muchas personas rinden mejor al encontrarse en casa.
- Aporta al empleado mayor sensación de libertad a la hora de trabajar, pudiendo adaptar el horario a su ritmo de vida y entorno familiar.
- El empleado gasta menos, pues ya no tiene que preocuparse por el transporte, la vestimenta o salir a comer fuera de casa.
- Al acudir a la oficina solo de vez en cuando, se siente más relajado y con menos presión.
- Amplia sus posibilidades, al poder buscar trabajo en otras ciudades.
- El equipo que use muchas veces corre de su cargo, lo que permite que el trabajador adapte su espacio de trabajo y el equipo que necesite según sus gustos.
¿Tiene alguna desventaja este modelo?
Como con todo, no es oro todo lo que reluce. Es cierto que una oficina hibrida tiene muchísimas ventajas para ambas partes, pero también hay una serie de desventajas a tener en cuenta:
Brecha al comunicarse
Puede haber algunos problemas en la comunicación entre los que se encuentran en la oficina y quienes trabajan en remoto, lo que puede traducirse en la formación de bandos.
Sentimiento de alejamiento
Aunque hay muchas personas que prefieren trabajar en remoto, al reducirse el contacto físico o el que cuenten con estos trabajadores para ciertos eventos, como cenas de empresa o si se hace algún evento, puede provocar su rechazo y tener un sentimiento de alejamiento o abandono.
Cumplimiento con ciertas normativas
Los trabajadores que trabajen en casa deben contar con las herramientas adecuadas para poder realizar su trabajo y, al mismo tiempo, la empresa debe asegurarse que así sea, como por ejemplo que estén utilizando una silla ergonómica, que cuenten con una buena conexión a Internet, que tienen su ratito para descansar.
Aunque algunas de estas cosas se dejen en manos de los empleados que trabajan en remoto, es importante que la empresa se asegure que cuentan con un mínimo para desempeñar bien su trabajo.
Al mismo tiempo, es necesario asegurar a los trabajadores, igual que se haría con la empresa, en su domicilio, o la dirección que vaya a ser su lugar de trabajo, para que estén cubiertos en el caso de algún accidente durante su jornada laboral.
Absentismo laboral
Este es uno de los mayores retos a los que se enfrentan las oficinas híbridas.
Es cierto que mucha gente prefiere trabajar en remoto porque se siente más cómodo trabajando desde casa, ahora bien, esto implica que no se puede controlar lo que hace el trabajador y no se sabe si está cumpliendo con su jornada ni sus obligaciones.
Ante esto, hay que implementar un sistema de fichaje para gestionar el personal y usar apps u otros herramientas para que vayan anotando el trabajo que hacen y el tiempo invertido.
