En una oficina cada sala cumple su función: la sala de juntas, el rincón de descanso… y por supuesto la sala de videollamadas. Esta no siempre se encuentra en la sala de juntas, y en ocasiones el trabajador necesita algo de privacidad e intimidad para poder hablar tranquilamente con los clientes.
En la actualidad hay un montón de tendencias en las que se diseñan call centers con un estilo más moderno, con paneles de cristal, colores sobrios y con todo el equipo que pueda necesitar el trabajador para su reunión.
Lo mejor de esta tendencia es que no requiere levantar pesados muros de ladrillo; gracias a soluciones innovadoras como los paneles acústicos decorativos, es posible acondicionar cualquier estancia compacta para atrapar el sonido y lograr un aislamiento impecable, a la vez que se aporta un toque estético sofisticado, cálido y corporativo.
¿Qué es una sala de videollamadas?
Es un espacio de dimensiones reducidas especialmente diseñado y equipado para mantener reuniones virtuales sin interrupciones. A diferencia de las salas de juntas tradicionales, pensadas para albergar a diez o quince personas en torno a una gran mesa, estas salas están optimizadas para un único usuario o, como máximo, para pequeños grupos de dos a cuatro personas.
Su objetivo principal es aislar al trabajador del bullicio general de la oficina abierta (open space), garantizando un entorno privado y tranquilo. Se conciben como espacios de alta rotación y gran agilidad, donde los empleados pueden entrar de forma espontánea para resolver una llamada rápida, realizar una entrevista de trabajo o presentar una propuesta comercial a un cliente que se encuentra en la otra punta del mundo, todo ello con unos estándares de calidad técnica que jamás se podrían conseguir en un puesto operativo común.
¿Cómo debe ser una sala de videollamadas?
Para que este espacio cumpla su función y no se convierta en un habitáculo incómodo que nadie quiere usar, debe reunir una serie de requisitos de diseño fundamentales.
Cada elemento debe estar pensado para que la experiencia del usuario y de la persona al otro lado de la pantalla sea excelente.
Iluminación frontal y difusa
Si la iluminación viene exclusivamente del techo, se generarán sombras oscuras y poco favorecedoras bajo los ojos y la nariz. Si viene de espaldas, el usuario se convertirá en una silueta negra inaccesible. Lo ideal es contar con una iluminación frontal y difusa, preferiblemente regulable en intensidad y temperatura de color.
El uso de tiras LED verticales a los lados de la pantalla o paneles de luz empotrados que simulen la luz natural directa evitarán el cansancio ocular y ofrecerán una imagen impecable y profesional ante la cámara.
Tecnología intuitiva y conectividad sin cables
No hay nada más frustrante que perder los primeros diez minutos de una reunión buscando cables, adaptadores o intentando configurar el micrófono. Una buena sala de videollamadas debe contar con un sistema plug and play (conectar y listo) o una conectividad inalámbrica fiable.
Lo ideal es integrar una pantalla de buen tamaño a la altura de los ojos, una cámara con gran angular que encuadre correctamente el espacio y una barra de sonido que combine altavoces y micrófonos de alta fidelidad con cancelación de ruido ambiental. Además, contar con tomas de corriente y puertos de carga accesibles sobre la mesa es innegociable.
Un fondo y un encuadre limpios
El fondo que se muestra detrás del usuario habla directamente de la imagen de la empresa. Hay que evitar a toda costa fondos caóticos donde se vea pasar a otros compañeros, zonas de almacén o paredes completamente desnudas y blancas que parezcan una celda.
El fondo debe ser limpio, corporativo o sutilmente diseñado: un color corporativo elegante, una pared con texturas de madera o revestimientos de diseño que transmitan profesionalidad y orden.
Mobiliario funcional y ergonómico
Al ser espacios compactos, el mobiliario debe seleccionarse al milímetro. Es suficiente con una mesa de fondo reducido que permita apoyar el portátil, un cuaderno y un café cómodamente, y una silla ergonómica de calidad. Una tendencia al alza es configurar algunas de estas salas con mesas altas para trabajar de pie (standing desks), ideales para videollamadas cortas y dinámicas que activan la energía del trabajador.
¿Por qué una sala de videollamadas debe estar insonorizada?
La insonorización no es un extra de lujo; es el corazón y la razón de ser de estos espacios. Si una sala permite que el ruido exterior entre o que las conversaciones interiores se filtren, pierde automáticamente toda su utilidad.
Confidencialidad y privacidad absoluta
En las oficinas actuales se manejan constantemente datos sensibles: presupuestos, estrategias de negocio, informes financieros o conversaciones privadas de recursos humanos. Si la sala no está bien aislada, cualquiera que pase por el pasillo podría escuchar los detalles de la reunión. Garantizar la confidencialidad protege tanto la seguridad de la empresa como la privacidad de tus clientes y colaboradores.
Concentración y reducción de distracciones
El usuario que entra a una de estas salas suele necesitar un extra de enfoque. Si mientras intenta exponer un proyecto escucha de fondo la cafetera, las risas de la zona de descanso o las llamadas de otros departamentos, su nivel de estrés aumentará y perderá el hilo de la conversación. El silencio interior es sinónimo de productividad.
Respeto al bienestar acústico de la oficina general
Cuando hablamos por videollamada, la mayoría de las personas tendemos a levantar la voz de manera inconsciente debido al uso de auriculares o la distancia con el micrófono. Si la sala no frena esa onda sonora, el trabajador acabará molestando a todos los compañeros que están fuera intentando concentrarse en sus puestos operativos. Insonorizar es también un acto de respeto y convivencia laboral.
Calidad de audio profesional (Adiós al eco)
Un espacio pequeño con paredes lisas y desnudas se convierte en una auténtica caja de resonancia. El sonido de la voz rebota infinitas veces contra las superficies duras, generando un eco (reverberación) muy molesto para la persona que nos escucha al otro lado de la pantalla. Para proyectar una imagen profesional, el audio que emites debe ser limpio, seco y nítido, libre de molestas distorsiones acústicas.
¿Cómo puedes insonorizar una sala de videollamada?
Lograr un acondicionamiento acústico impecable requiere combinar elementos que bloqueen la entrada del ruido (aislamiento) con elementos que absorban el sonido interno para evitar el eco (absorción).
Incorporación de paneles acústicos decorativos
Para solucionar el problema del eco interno de forma rápida y sin obras pesadas, los paneles acústicos decorativos son la mejor opción del mercado. Están fabricados con materiales fonoabsorbentes de última generación que atrapan las ondas de sonido en lugar de dejar que reboten.
Lo mejor es que hoy en día vienen en infinidad de formas, listones de madera, geometrías y colores, por lo que se integran en las paredes como un elemento de diseño interior espectacular, vistiendo la sala a la vez que mejoran el confort acústico de manera radical.
Mamparas y cerramientos de cristal de doble grosor
Si para diseñar estas salas utilizas mamparas fijas de oficina, el vidrio que selecciones marcará la diferencia. El cristal es un magnífico conductor de luz, pero si es muy fino, dejará pasar todo el ruido. La solución pasa por instalar cerramientos de doble vidrio que incorporen láminas de PVB acústico en su interior.
Este sistema crea una barrera física muy potente que frena los decibelios tanto de entrada como de salida, manteniendo la transparencia visual de la oficina pero con un silencio absoluto dentro de la cabina.
Sellado de puertas y perfiles acústicos drop-seal
El sonido es como el agua: se filtra por el más mínimo hueco disponible. El punto crítico de cualquier sala suele ser la puerta, específicamente la holgura que queda entre la hoja y el suelo.
Para solucionarlo, es fundamental instalar marcos con juntas de goma perimetrales que cierren de manera hermética y añadir sistemas de “guillotina” o drop-seal en la base de la puerta. Se trata de un mecanismo invisible que desciende automáticamente al cerrar la puerta, sellando por completo la rendija inferior contra el suelo.
Falsos techos y pavimentos absorbentes
El suelo y el techo juegan un papel clave en la acústica global. Sustituir el techo de pladur liso por un falso techo registrable con placas acústicas de fibra mineral ayuda a mitigar el ruido que viaja por los conductos de ventilación. En cuanto al suelo, revestir la superficie con moqueta técnica en losetas o suelos vinílicos con base amortiguadora no solo aporta calidez al habitáculo, sino que reduce a cero el ruido de las pisadas o el movimiento de la silla, garantizando un entorno ultra silencioso.
