Las oficinas abiertas facilitan la comunicación entre compañeros, aprovechan mejor el espacio y permiten que la luz llegue a más puestos de trabajo. El problema aparece cuando esa apertura se convierte en una mezcla constante de llamadas, conversaciones, reuniones improvisadas, teclados y personas moviéndose de un lado a otro.
En estos casos, el ruido no tiene que ser ensordecedor para resultar molesto. Basta con escuchar claramente la conversación de la mesa de al lado para perder el hilo de un informe o releer varias veces el mismo correo electrónico.
Reducir el ruido en una oficina abierta no significa volver a construir despachos oscuros para cada trabajador. Una buena distribución, las mamparas de cristal para oficinas, los paneles acústicos, las divisiones modulares y unas normas básicas de convivencia permiten conservar la amplitud del espacio sin obligar a toda la plantilla a trabajar entre interrupciones.
¿Cómo perjudica el ruido a la productividad en una oficina abierta?
Cuando pensamos en un entorno ruidoso, solemos imaginar una fábrica llena de maquinaria. Sin embargo, el principal problema acústico de una oficina no suele ser un sonido extremadamente fuerte, sino la acumulación de estímulos que compiten constantemente por nuestra atención.
Las investigaciones realizadas en oficinas abiertas señalan precisamente a las conversaciones comprensibles como una de las fuentes de distracción más importantes. Aunque no participemos en ellas, nuestro cerebro intenta procesar las palabras, especialmente cuando estamos realizando tareas relacionadas con la lectura, la escritura o la memoria.
Dificulta la concentración
Imagina que estás preparando un presupuesto mientras dos compañeros comentan una reunión a pocos metros. Aunque intentes ignorarlos, algunas frases captarán tu atención y harán que pierdas el punto exacto en el que estabas trabajando.
Lo mismo ocurre con los teléfonos, las notificaciones, las videollamadas o las reuniones improvisadas. Cada interrupción obliga a dirigir la atención hacia el sonido y, después, volver a reconstruir mentalmente la tarea anterior.
Por eso, las oficinas abiertas con mucho ruido resultan especialmente problemáticas para quienes redactan documentos, revisan cifras, programan, diseñan o trabajan con información compleja.
Aumenta el cansancio mental
Filtrar sonidos durante toda la jornada supone un esfuerzo. Incluso cuando el empleado consigue seguir trabajando, debe invertir parte de sus recursos mentales en ignorar las conversaciones y movimientos que se producen a su alrededor.
Al final del día puede aparecer una sensación de agotamiento que no se corresponde únicamente con la cantidad de trabajo realizado. Estudios experimentales sobre ruido en oficinas abiertas han analizado su relación con la fatiga, el estado de ánimo y las respuestas de estrés, además de con el rendimiento en tareas cognitivas.
Este problema no afecta igual a todo el mundo. Hay personas capaces de tolerar un nivel elevado de actividad y otras que necesitan un entorno mucho más tranquilo para trabajar correctamente.
Favorece los errores
Cuando una tarea requiere recordar datos, comparar documentos o mantener varios elementos en mente, una conversación cercana puede provocar olvidos y equivocaciones.
El trabajador puede introducir una cifra incorrecta, saltarse un paso o enviar un mensaje sin revisar porque su atención se ha dividido entre la tarea y el entorno. Quizás cada fallo sea pequeño, pero su acumulación puede afectar a la calidad del trabajo y obligar a invertir más tiempo en revisiones.
No todos los puestos necesitan silencio absoluto. Sin embargo, las tareas de alta concentración deberían poder realizarse en zonas donde el habla ajena no resulte claramente comprensible.
Complica la comunicación
Paradójicamente, una oficina pensada para facilitar la comunicación puede terminar dificultándola.
Cuando el ruido de fondo aumenta, las personas tienden a hablar más alto para hacerse entender. Sus compañeros elevan también la voz y el nivel general continúa creciendo, como ocurre en un restaurante lleno.
Además, las instrucciones importantes pueden confundirse o pasar desapercibidas. Una persona cree haber entendido una indicación, pero parte del mensaje ha quedado tapado por otra conversación cercana.
Reduce la privacidad
Si una llamada puede escucharse desde varias mesas, la oficina tiene tanto un problema de ruido como de privacidad.
Las conversaciones con clientes, las entrevistas, las revisiones salariales o las reuniones sobre un proyecto confidencial no deberían mantenerse en medio de un espacio abierto. Tampoco es cómodo que toda la plantilla escuche una llamada personal de un compañero.
Una buena planificación acústica debe impedir que las voces se propaguen libremente y proporcionar espacios cerrados para las conversaciones que requieren mayor discreción.
Puede empeorar la satisfacción con el entorno
Cuando el ruido se convierte en una molestia diaria, los trabajadores buscan formas de escapar: utilizan auriculares durante horas, ocupan salas de reuniones para trabajar solos o prefieren quedarse en casa cuando tienen una tarea importante.
La exposición a conversaciones irrelevantes en oficinas compartidas se ha relacionado con una mayor percepción de molestia y con peores valoraciones del bienestar y el rendimiento. Otros estudios también han analizado la asociación entre el ruido, la satisfacción laboral y la salud percibida.
¿Por qué el ruido se propaga tanto en las oficinas abiertas?
Una oficina puede tener un nivel sonoro aparentemente moderado y, aun así, resultar muy molesta. La clave no está únicamente en cuántos decibelios se producen, sino en el tipo de sonido y en la facilidad con la que se extiende.
Las superficies duras como el cristal, el hormigón, el metal o determinados pavimentos reflejan las ondas sonoras. Si la estancia tiene pocas superficies absorbentes, las voces rebotan entre paredes, suelo y techo, permaneciendo más tiempo en el ambiente.
A esto hay que sumar la falta de barreras. En una planta abierta, una conversación puede viajar varios metros sin encontrar ningún elemento que interrumpa su recorrido.
La distribución también influye. Colocar una mesa de reuniones, una impresora o una zona de descanso en medio de los puestos operativos garantiza un flujo constante de ruido y movimiento. El problema no está en que estos espacios existan, sino en que compartan la misma zona acústica con tareas que requieren concentración.
Por último, las conversaciones resultan especialmente distractoras porque contienen información. Un zumbido estable puede terminar pasando desapercibido, pero una voz reconocible cambia continuamente y nuestro cerebro intenta seguirla de forma involuntaria. Por eso, mejorar la acústica no consiste solo en bajar el volumen general, sino también en reducir la inteligibilidad de las conversaciones a cierta distancia.
Ideas para reducir el ruido en las oficinas abiertas
No existe un único elemento capaz de resolver todos los problemas acústicos. Para reducir el ruido en una oficina abierta es necesario actuar sobre su origen, impedir que se propague y ofrecer espacios alternativos para las actividades más molestas.
Distribuir el espacio según el nivel de actividad
El primer paso es separar las actividades ruidosas de las que requieren concentración.
La cafetería, la recepción, la zona de descanso y los espacios destinados a reuniones informales generan conversaciones y movimiento. No deberían situarse en el centro de los puestos donde se redactan informes, se atienden incidencias o se trabaja con datos.
También conviene revisar los recorridos. Si para llegar al baño, la impresora o la salida hay que atravesar una zona tranquila, los trabajadores sufrirán interrupciones continuamente.
Una distribución eficiente puede organizar la oficina en tres niveles:
- Zonas activas para reuniones, descanso y colaboración.
- Zonas de trabajo general, donde se admite cierta comunicación.
- Zonas silenciosas para tareas de concentración.
No hace falta levantar paredes entre todas ellas, pero sí crear una transición mediante distancia, mobiliario, elementos absorbentes o divisiones.
Instalar mamparas de cristal
Las mamparas de cristal permiten crear despachos, salas de reuniones y cabinas sin impedir que la luz natural atraviese la oficina.
El cerramiento actúa como una barrera que limita la propagación de las conversaciones y separa las actividades que generan más ruido. Esto permite celebrar una reunión sin que todo el equipo participe involuntariamente en ella.
Sin embargo, no todas las mamparas proporcionan el mismo aislamiento. El resultado dependerá de la composición del vidrio, el número de hojas, la perfilería, las juntas y la puerta.
Un cerramiento puede incorporar un vidrio simple, vidrio laminado o una configuración de doble vidrio, entre otras posibilidades. La elección debe realizarse según el nivel de privacidad y aislamiento que necesite la sala, no únicamente por motivos estéticos.
También es importante cuidar los encuentros. El sonido puede filtrarse por una puerta que no ajusta, una junta mal resuelta o un hueco en la parte superior, aunque el vidrio tenga buenas prestaciones.
Utilizar mamparas o tabiques modulares
No todas las zonas necesitan una separación completamente transparente. En determinados departamentos puede ser más conveniente combinar vidrio con paneles ciegos.
Las mamparas modulares ayudan a interrumpir la propagación del sonido y permiten crear despachos, áreas administrativas o espacios de concentración con una mayor protección visual.
Además, ofrecen más flexibilidad que un muro tradicional. Si cambia la organización de la empresa, muchos sistemas pueden desmontarse y adaptarse a una nueva distribución, siempre que las dimensiones y los componentes lo permitan.
Los tabiques móviles son otra alternativa para salas polivalentes. Pueden mantenerse recogidos cuando se necesita un espacio amplio y desplegarse cuando se celebran varias reuniones al mismo tiempo.
Estas divisiones resultan especialmente útiles en oficinas que cambian con frecuencia, centros de formación o salas utilizadas por equipos de tamaños diferentes.
Incorporar paneles acústicos en paredes y techos
Las mamparas separan espacios, pero para controlar la reverberación también hay que incorporar materiales absorbentes.
Los paneles acústicos decorativos capturan parte de la energía sonora que, de otro modo, rebotaría en las superficies duras. Pueden instalarse en paredes, techos o como elementos suspendidos sobre las zonas más ruidosas.
Su ubicación debe estudiarse. Colocar unos pocos paneles únicamente por motivos decorativos puede mejorar ligeramente el ambiente, pero no garantiza que se resuelva el problema.
Conviene actuar cerca de las principales fuentes sonoras y en las superficies donde se producen más reflexiones. En una sala de reuniones acristalada, por ejemplo, puede ser útil compensar el vidrio mediante un techo absorbente y un revestimiento acústico en una de las paredes.
Los paneles no insonorizan por sí solos una estancia. Su principal función es reducir el eco y mejorar el acondicionamiento interior. Si se quiere evitar que las voces atraviesen hacia otra sala, habrá que combinarlos con un cerramiento adecuado.
Los estudios de campo realizados en oficinas abiertas han observado que modificar la absorción del espacio puede influir en cómo los trabajadores valoran las molestias acústicas, el estrés cognitivo y su eficacia profesional.
Crear cabinas para llamadas y videollamadas
Gran parte del ruido de una oficina actual procede de las llamadas telefónicas y las reuniones virtuales.
Crear pequeñas cabinas o phone booths permite trasladar estas conversaciones fuera de la zona abierta. No es necesario ocupar una sala de reuniones para ocho personas cada vez que un trabajador tiene una videollamada individual.
Las cabinas deben estar cerca de los puestos para que resulten prácticas. Si hay que cruzar toda la oficina o reservarlas con demasiada antelación, los empleados seguirán hablando desde sus mesas.
También deben contar con ventilación, iluminación, conexiones y un acondicionamiento interior que reduzca el eco. Para conversaciones confidenciales, será necesario comprobar además su capacidad para limitar la salida del sonido.
En oficinas grandes puede ser conveniente combinar varias cabinas individuales con alguna sala para reuniones de dos o cuatro personas.
Reducir el ruido desde su origen
No todos los problemas se resuelven instalando nuevos materiales. También hay que revisar cómo se utiliza la oficina.
Las llamadas largas pueden trasladarse a cabinas o salas cerradas. Las reuniones improvisadas deberían celebrarse en zonas colaborativas y no junto a los puestos. Los teléfonos y ordenadores pueden configurarse con un volumen razonable, evitando utilizar el altavoz cuando hay otras personas trabajando cerca.
Las impresoras, trituradoras y otros equipos ruidosos pueden agruparse en una zona independiente. Incluso colocar pequeños elementos antivibratorios bajo determinados aparatos evita que transmitan sonido al mobiliario o al suelo.
También es útil acordar ciertas normas, como respetar las zonas silenciosas, evitar conversaciones prolongadas entre mesas o utilizar auriculares durante las videollamadas.
Los auriculares pueden ayudar de forma puntual, pero no deberían convertirse en la única estrategia acústica de la empresa. Obligar a los trabajadores a llevarlos durante toda la jornada significa trasladarles la responsabilidad de solucionar un problema del espacio.
¿Cómo combinar las soluciones según cada zona?
La mejor forma de reducir el ruido en las oficinas abiertas es adaptar las medidas a la actividad que se desarrolla en cada área.
En los puestos generales puede bastar con una buena distribución, techos absorbentes, paneles acústicos y cierta separación entre equipos. Las mesas no deberían colocarse junto a las zonas de reuniones ni en medio de los principales recorridos. Los departamentos que realizan muchas llamadas necesitan cabinas cercanas y fáciles de utilizar. Si se manejan datos privados, también deberán contar con salas cerradas que ofrezcan suficiente privacidad acústica. Las salas de reuniones pueden delimitarse con mamparas de vidrio para mantener la luz, combinándolas con revestimientos absorbentes que eviten el eco interior. Si se necesita un nivel elevado de confidencialidad, habrá que cuidar especialmente las puertas y las juntas.
En las zonas de descanso y colaboración, el objetivo no debe ser eliminar las conversaciones, sino contenerlas. Mobiliario tapizado, paneles suspendidos y cierta distancia respecto a los puestos ayudan a evitar que el sonido invada toda la planta. Antes de intervenir, conviene identificar las fuentes y observar cuándo aparece el problema. Puede que la oficina sea tranquila durante buena parte del día, pero se vuelva insoportable cuando coinciden varias videollamadas o una reunión junto a los escritorios.
Reducir el ruido no consiste en llenar todas las paredes de paneles ni en encerrar a cada trabajador. Se trata de combinar distribución, absorción, aislamiento y unas normas de uso coherentes para que la oficina conserve su carácter abierto sin convertirse en un espacio donde resulte imposible concentrarse.
