La distribución de los espacios de trabajo de una oficina afecta directamente al día a día de los empleados mucho más de lo que podemos imaginar en un principio. Las oficinas, al ser lugares de trabajo, se caracterizan por ser espacios en los que se desarrollan multitud de tareas de manera simultánea, realizadas por distintas personas que conforman la plantilla de una empresa y que pueden dedicarse a profesiones bien diferentes, todas necesarias para el funcionamiento de la compañía.
Sin embargo, tanto trasiego muchas veces trae consigo cierto desorden o falta de organización que es habitual encontrarnos, sobre todo en oficinas grandes, y que puede fácilmente reproducirse si no establecemos ciertas normas de organización que ayuden a mantener el orden en la oficina y, también, que hagan que esta sea un espacio más agradable y eficiente. Lo cual, además, fomenta el aumento de la productividad y concentración, ya que espacios ordenados y bien distribuidos propician la concentración y comodidad en el trabajo.
Si tienes en mente abrir o reformar una oficina grande, uno de los aspectos que requieren mayor atención es la distribución del espacio disponible. Es muy importante que sigas los consejos que te damos en este post sobre cómo distribuir una oficina grande para que esta sea funcional y que permita aumentar con ello la eficiencia, la productividad y el bienestar de sus empleados, así como ayudar a fomentar su creatividad y la interacción entre los mismos.
En SKOTproject tenemos la solución perfecta para distribuir una oficina grande y sacarle el máximo partido, son nuestros paneles decorativos.
Tipos de distribución en una oficina de grandes dimensiones
Para distribuir un despacho grande podemos aplicar 3 tipos de distribución: abierta, cerrada, o combinar ambos tipos.
Por norma general, hay espacios que requieren de una mayor privacidad, como son los despachos de directivos, los almacenes o las salas de reuniones. Otros, tienden a ser parcial o completamente abiertos, como por ejemplo la recepción, las áreas de descanso, las zonas de administración o las de atención al cliente.
Para realizar una combinación de ambos tipos, podemos, entre otras opciones:
- Eliminar muros o columnas innecesarias, optando por incluir separadores en las mesas o entre ellas.
- Separar espacios con paneles de vidrio, utilizando persianas cuando se necesite una mayor privacidad.
Todo depende de las necesidades de su negocio y de la imagen que quiera transmitir.
Aspectos a tener en cuenta al distribuir una oficina grande
A la hora de distribuir despachos en una oficina grande, tenemos una gran oportunidad para crear espacios idóneos acordes a nuestras necesidades.
De forma general, y aún más en este tipo de oficinas, se está tendiendo a la creación de lugares abiertos, dinámicos, diáfanos y minimalistas, que den sensación de amplitud y sean multifuncionales en la medida de lo posible.
Para dividir estos espacios y mantener a su vez la privacidad, se pueden utilizar tabiques móviles, paneles modulares, paneles decorativos, mamparas, paredes de cristal o biombos. Estas divisiones le ayudarán a adaptar los espacios de trabajo y descanso fácilmente.
También te recomendamos no incluir una cantidad excesiva de mobiliario: saturar los espacios puede perjudicar la productividad, provocando una sensación incómoda tanto en los clientes como en los empleados.
Distribución ideal de una oficina grande ideal
El proceso para distribuir una oficina grande conlleva seguir los siguientes pasos: iluminación, muebles, insonorización, distribución de espacios, decoración….¡Vamos a velos con más detalle!
Insonorización: ¿Cuántos decibelios tiene una oficina grande en horario de trabajo?
El nivel de ruido en una oficina grande durante el horario de trabajo suele oscilar entre 50 y 60 decibelios. Este rango puede variar dependiendo de varios factores, como el tipo de actividades realizadas, el diseño del espacio, la presencia de equipos de oficina (como impresoras y fotocopiadoras), y la cantidad de conversaciones y teléfonos en uso.
Aquí tienes un desglose aproximado:
- 50-55 decibelios: Nivel de ruido relativamente bajo, típico en oficinas bien diseñadas con áreas de trabajo abiertas y con un flujo constante de actividad y conversaciones suaves.
- 55-60 decibelios: Nivel de ruido moderado, que puede incluir el sonido de conversaciones más animadas, equipos de oficina en funcionamiento y ocasionales ruidos de fondo.
Un ambiente de trabajo más ruidoso podría superar los 60 decibelios, especialmente en oficinas con gran actividad o áreas de trabajo abiertas. Para mantener un ambiente laboral cómodo, es importante gestionar el ruido y proporcionar espacios adecuados para la concentración y el descanso a través de la insonorización.
2. Iluminación en una oficina grande
La iluminación en una oficina grande es crucial para crear un ambiente de trabajo cómodo y productivo. Aquí tienes algunas pautas para asegurar una iluminación adecuada:
- Iluminación General: Proporciona una luz uniforme en todo el espacio de trabajo, asegurando que todas las áreas estén bien iluminadas. Es esencial para crear un ambiente cómodo y funcional.
- Iluminación de Tarea: Se enfoca en áreas específicas donde se realizan actividades detalladas, como escritorios o estaciones de trabajo. Ayuda a reducir la fatiga visual al proporcionar luz directa y adecuada para tareas específicas.
- Iluminación de Realce: Utilizada para destacar elementos decorativos o áreas específicas dentro de la oficina, como obras de arte, plantas o zonas de reunión. Añade profundidad y dimensión al espacio.
- Iluminación Ambiental: Crea un ambiente acogedor y relajante en áreas comunes, como salas de descanso o zonas de espera. Contribuye al bienestar general de los empleados.
- Iluminación Natural: Aprovechar al máximo la luz natural disponible es fundamental. Grandes ventanas, claraboyas y superficies reflectantes pueden ayudar a distribuir la luz del día de manera efectiva por todo el espacio.
- Iluminación LED: Las luces LED son eficientes energéticamente, duraderas y ofrecen una calidad de luz superior. Son una opción popular para oficinas modernas debido a su versatilidad y eficiencia.
- Iluminación Regulable: Permite ajustar la intensidad de la luz según las necesidades del momento, proporcionando flexibilidad y control sobre el ambiente de trabajo.
- Iluminación Indirecta: Utiliza superficies reflectantes para dispersar la luz y crear una iluminación suave y difusa. Es ideal para reducir el deslumbramiento y las sombras duras.
- Iluminación de Emergencia: Es crucial para garantizar la seguridad en caso de cortes de energía. Incluye luces que se encienden automáticamente durante emergencias para facilitar la evacuación segura del edificio.
3. Separación de espacios
A menudo las empresas se encuentran con el problema de cómo dividir espacios en una oficina. Esto ocurre cuando se dispone de un local en el que han de trabajar distintos departamentos, pero en el que no hay una estructura que separe cada uno de estos espacios. Ante este problema la solución más recurrida es utilizar separadores o mamparas divisorias. Estos elementos fácilmente instalables suponen un gran avance en términos de aprovechamiento de espacio e incremento de la productividad, permitiendo dividir los espacios de una oficina sin edificar.
Las mamparas de oficina son muy importantes en cualquier empresa que tenga muchos empleados en una misma sala. Las mamparas son un elemento imprescindible en el diseño de cualquier oficina integral. Cumplen una función muy importante respondiendo a la necesidad de cómo dividir oficinas en escritorios de trabajo para grupos de empleados. Hay que saber bien cuando instalar mamparas de oficina.
En un coworking no es recomendable porque las mamparas divisorias lastrarían la comunicación y el intercambio de ideas entre personas. Pero en una zona de oficina grande donde hay muchas personas haciendo tareas distintas, los separadores para oficinas se antojan necesarios. Dichos elementos divisores otorgarán un ambiente más ordenado donde cada uno tendrá su espacio individual, y permitirán también reducir el ruido.
¿Qué espacios es necesario dividir?
- Recepción o salas de espera: es muy importante hacer que una sala de espera sea muy cómoda para los visitantes y que se tengan todas las comodidades para que la espera sea lo más agradable posible. Pero es necesario poner unos límites entre la recepción y la zona donde se trabaja. Así se evita que los trabajadores se distraigan a causa de las idas y venidas de diferentes personas por la sala de espera. Un panel de separación como las mamparas de oficina ayudan a separar claramente estas dos zonas tan diferentes. Una decisión inteligente de diseño de oficina.
- Salas de reuniones: si la zona de oficinas es muy amplia y no hay separaciones claras, quizás es necesario poner mamparas de oficina para esas reuniones más privadas con clientes o proveedores. Este aislamiento puede ser positivo para que la reunión no sea interferida por los ruidos de cualquier oficina.
- Salas de formación: montar un espacio para la formación es sencillo y muy económico. Utilizando algún elemento separador, puedes montar una zona de formación en la misma sala de oficinas. Con estas separaciones, las dos zonas quedaran separadas y no se molestarán la una a la otra.
- Despachos: A pesar de que la tendencia actual es la creación de áreas de trabajo abiertas y comunitarias, los puestos directivos intermedios y altos tienen ciertos requerimientos para las cuales necesitan un espacio privado y cerrado. Las dimensiones dependen generalmente de la importancia del cargo o del tamaño de la planta. Frente a la mesa es conveniente disponer de, al menos, dos asientos confidentes para visitas, que se puede completar con una zona de estar con cómodos sofás y mesas bajas para crear un ambiente más acogedor y cercano. Independientemente de amueblamiento interior, hay dos fórmulas básicas de plantear un despacho directivo: a la vista o cerrado.
- Áreas de descanso: A la hora de pensar en la distribución de las diferentes zonas de nuestra oficina, muchas veces no se le dedica suficiente atención a las áreas de esparcimiento o descanso. Sin embargo, estas son esenciales. Durante la jornada laboral, sus empleados necesitan disponer de un lugar donde poder tomarse un café, almorzar, reunirse un momento con el equipo o simplemente despejarse unos minutos antes de seguir. Para ello, es importante contar con un área apropiada, espaciosa, cómoda y luminosa que les permita recargar pilas para continuar con energía.
4. Elección de mobiliario
El diseño y la disposición de los muebles en una oficina grande deben promover tanto el trabajo en equipo como la privacidad personal. Una oficina bien equipada mejora no solo la estética del espacio, sino también la productividad y el bienestar de los empleados.
Escritorios
- Escritorios de trabajo individuales: Cada empleado debe contar con un escritorio amplio que tenga espacio suficiente para computadoras, documentos y otros accesorios de trabajo.
- Escritorios ajustables: Los escritorios ajustables en altura (de pie y sentados) son cada vez más populares, ya que promueven una postura ergonómica y una mejor salud.
- Escritorios modulares: Permiten configuraciones flexibles, ideales para oficinas que necesitan adaptarse a diferentes equipos y tareas.
Sillas Ergonómicas
- Sillas de oficina ajustables: Sillas con soporte lumbar ajustable, reposabrazos regulables y altura adaptable son cruciales para la comodidad y la salud postural de los empleados.
- Sillas de calidad: Opta por sillas con tapizados transpirables y materiales resistentes que aseguren comodidad durante jornadas largas de trabajo.
Mesas de Reunión
- Mesas de conferencia grandes: En oficinas grandes, es necesario contar con salas de reuniones amplias, y una mesa grande permite la participación de varios miembros del equipo. Las mesas modulares también son útiles para reuniones más flexibles.
- Mesas para reuniones informales: Coloca mesas más pequeñas para reuniones rápidas o áreas de trabajo colaborativo.
Estanterías y Almacenamiento
- Archivadores: Son fundamentales para mantener organizados documentos importantes. Considera modelos con cerraduras para la seguridad.
- Estanterías abiertas: Para guardar materiales de consulta frecuente o decoración. Esto también ayuda a mantener un espacio visualmente organizado.
- Armarios y muebles de almacenamiento cerrados: Para documentos, equipos o materiales que no deben estar a la vista.
Mesas de trabajo compartidas
- Mesas compartidas o «benching»: Son ideales para oficinas que fomentan el trabajo colaborativo, donde varios empleados pueden compartir el mismo espacio de trabajo.
- Mesas de proyectos: Áreas comunes de trabajo con mesas grandes permiten la colaboración en equipo, el intercambio de ideas y el uso de materiales compartidos.
Áreas de descanso
- Sofás o sillones: Las áreas de descanso deben ser cómodas y acogedoras. Los sofás o sillones pueden proporcionar un espacio relajado para las pausas o reuniones informales.
- Mesas bajas: Mesas de centro para acompañar los sofás o sillones, donde los empleados puedan relajarse o realizar reuniones informales.
- Mesas y sillas de comedor: Si hay un espacio destinado para almorzar o tomar descansos, mesas y sillas estilo cafetería son ideales.
Recepción
- Mostrador de recepción: Si la oficina tiene una zona de recepción, un mostrador amplio y funcional será fundamental. Asegúrate de que el mostrador tenga suficiente almacenamiento.
- Sillas para la sala de espera: Las sillas para los visitantes deben ser cómodas, con diseño moderno que refleje la identidad de la empresa.
Paneles divisores
- Paneles modulares: Si se necesita dividir áreas grandes en espacios más pequeños, los paneles divisores modulares pueden ofrecer privacidad sin perder la sensación de amplitud.
- Paredes móviles: Algunas oficinas grandes pueden beneficiarse de paredes móviles que permitan ajustar el espacio según las necesidades.
Muebles Tecnológicos
- Estaciones de carga: Muebles con enchufes integrados y estaciones de carga para dispositivos son útiles en oficinas modernas.
- Carros para equipo: Carros móviles para transportar dispositivos electrónicos como proyectores, laptops o impresoras entre diferentes áreas.
Mobiliario para Áreas Colaborativas
- Pizarras y mesas con superficies para escribir: Para fomentar el intercambio de ideas en áreas de trabajo colaborativo, las mesas con superficies de pizarra o pizarras de pared son esenciales.
- Taburetes altos: En áreas donde se realizan reuniones rápidas o sesiones de brainstorming, taburetes altos con mesas a la altura adecuada crean un ambiente informal y dinámico.
5. Decoración: ¿Cómo decorar una oficina grande?
Crear distintos espacios en una gran oficina te permitirá jugar con decoración y colores variados. Por ejemplo si creas un área de reuniones podrás usar colores más fuertes y llamativos. También podremos hacer uso colores más oscuros y fríos para pintar determinadas paredes sin correr el riesgo de aparentar un espacio más reducido (esto sí ocurre con las oficinas pequeñas). No existe mejor lugar para jugar con gamas cromáticas que los emplazamientos amplios, el uso de diferentes colores en las paredes ayudará a crear distintas zonas. A diferencia de lo que ocurre con las oficinas pequeñas, una oficina grande te permitirá usar distintos colores (por ejemplo en el tapizado de las sillas de oficina) para diferenciar áreas y departamentos sin miedo de producir una mezcla cromática que dañe la estética general de la oficina y su armonía.
La decoración vertical en las grandes oficinas da mucho juego, podremos aprovechar las paredes para mostrar obras de arte de gran tamaño,tapices y cuadros.
Si queremos arriesgar en la decoración vertical podemos usar paredes vegetales, las cuales integran un ambiente natural en la oficina y transmitén una imagen de sostenibilidad y ecológica, incluso podemos usar fuentes de pared para áreas que necesiten relajación como salas de espera.Una técnica para hacer la oficina grande más acogedora es usar, en determinadas zonas, muebles de oficina con acabados de madera. La madera aporta calidez a las estancias, mientras que los colores planos no ya que aportan un aire más sintético al conjunto.
Conclusiones
Si tienes pensado abrir o reformar una oficina grande, uno de los aspectos a los que debes prestar atención es la distribución del espacio disponible. Es muy importante que sigas los consejos que te hemos ofrecido en este post sobre cómo distribuir una oficina grande para que esta sea funcional y que permita aumentar con ello la eficiencia, la productividad y el bienestar de sus empleados. Distribuir una oficina grande ya no te resultará un problema después de leer este post.
